Система управления электронным документооборотом . Александр Глинских, к. Алексей Рябков, ведущий специалист ОАО Центр Компьютерных Технологий Проблемы эффективного управления бизнесом В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких болезней роста. Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий.

Трудности электронного документооборота

Также обеспечение стабильности процессов и безопасности данных не менее важны. Потому что бизнес не может существовать без постоянного взаимодействия и коммуникации с партнерами. Это в свою очередь предусматривает обработку большого массива документации, и делать это в бумажном виде на сегодня не рационально по разным причинам — от неудобства до экологических последствий.

Но в Украине уже давно практикуется электронный документооборот, и выполнение вышеуказанных задач перешло на качественно новый уровень. Так, затрата огромного количества времени и финансов на учет, анализ и контроль необъятного количества бумаг отходит в прошлое.

СЭД Электронный документооборот: статьи и аналитические материалы директора и сотрудников компании и внешних экспертов о системе Рули

Понимание организации и ее среды. Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.

Преимущества системы электронного документооборота Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы.

Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой. К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся: Сокращение времени доступа к информации — электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.

Сокращение дублирования документов и информации — в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации. Упрощение доступа к данным — системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем таких как или системы.

Какие СЭД нужны государству | .

-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода его еще называют инфраструктурным состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе.

Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством -инфраструктуры включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого.

Статья СЭД (рынок России), , Данные TAdviser, Оценка Государство, да и бизнес понимают, что электронный документооборот – это Так, функциональность современных ECM- и BPM-систем тесно.

Каждый из них исследовал свою часть слона: Но, несмотря на имевшуюся возможность прийти к общему мнению в ходе научного диспута, каждый из исследователей остался при своем мнении, и все их предположения оказались в корне неверны. Используя понятийный аппарат этой древней суффийской притчи, можно проиллюстрировать разницу двух подходов в области управления корпоративной информацией. Говоря языком притчи, - это концепция, которая позволяет увидеть слона целиком, понять, что это слон, а не веревка, стена или дерево, иными словами, она позволяет взглянуть на движение информации в организации в целом.

И, что более важно, оценить масштаб задачи. Тем не менее, при общении с заказчиком говорить приходится как раз о веревках, стенах и деревьях. В переводе с языка аллегорий на общечеловеческий это означает, что разговор идет не об абстрактных -платформах, а о решении видимых им задачах: И основной критерий, применяемый ими при оценке предложений — насколько успешно могут быть решены стоящие или поставленные перед ними задачи при помощи той или иной системы.

Не в последнюю очередь эти заблуждения есть отражение позиции производителей -платформ, зачастую позиционирующих свои продукты как интеграционные решения, включающие полноценные механизмы управления бизнес-процессами , управления электронными документами , управления документацией . Примерно в этом же ключе высказался 1 Джеймс Мюррей, вице-президент европейского отделения .

Думаю, что идеи, озвученные вице-президентом европейского отделения , сейчас особенно актуальны. Можно наблюдать, как финансовый кризис уменьшает инвестиционные возможности организаций.

Роль системы электронного документооборота для современного предприятия

Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается.

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом СЭД , обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков. Тактические преимущества связаны, в основном, с сокращением расходов различных видов.

построение современной ит-инфраструктуры и создание мы управления электронным документооборотом (сУЭД), полнения бизнес-процессов.

АНХ при Правительстве РФ Аннотация Технология электронного документооборота является одной из основ реализации стратегии развития финансового рынка России. В статье анализируются существующие стандарты и проблемы электронного взаимодействия участников рынка. Цель статьи — показать оптимальные применимые методики и стандарты для создания единой системы электронного документооборота на финансовом рынке России на современном этапе его развития. . — . Предпосылки оптимизации технологии ЭДО на финансовом рынке России В рамках Правительственной Программы по преодолению кризиса на год особое внимание уделяется оказанию государственных услуг в электронной форме.

Программой предусмотрена работа по автоматизации и упрощению взаимодействия юридических и физических лиц с регулирующими органами.

Целесообразность внедрения электронного документооборота на предприятия и малый бизнес

Конкурентные преимущества системы СЭД Поскольку использование системы СЭД является одним из важных факторов оптимизации деловых процессов, руководство организации при принятии решения об автоматизации документооборота учитывает преимущества и недостатки различных программных решений, представленных на рынке. Согласование платежей по договорам после внедрения СЭД Основным визуальным слоем, в котором организована работа по согласованию платежей, является система бюджетирования .

Сотрудники, отвечающие за согласование платежей, также могут использовать информацию из слоёв , в котором осуществляется электронный документооборот компании, и , содержащем максимально полную информацию об истории взаимоотношений с контрагентами. Компании, внедрившие , главным фактором улучшения финансовой дисциплины считают возможность организации взаимосвязи договоров и дополнительных соглашений с бюджетными статьями. При этом немаловажную роль играет интуитивно понятный интерфейс, позволивший пользователям быстро и легко освоить навыки работы с заявками по оплате договоров в слое .

выживать и динамично развиваться в сложных условиях современного бизнеса. Концепция Системы Электронного Документооборота (СЭД).

Автоматизированные офисы Выживание и процветание организации Рис. Процессы в информационной системе. Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами ЭУД. Организация работы с документами - это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.

Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий. Системы электронного управления документами ЭУД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.

Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы . Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. Если положить в основу классификации роль документа в системе, то можно выделить два класса систем.

Просто об электронном документообороте

Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости. Преимущества электронного документооборота Экономия времени: Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке.

Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.

функционала современных СЭД, предлагаемых на отечественном рынке. .. (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации.

По данному признаку различают корпоративные системы, си- стемы для средних предприятий и системы для малых предприятий иорганизации персонального документооборота. Поэтому приобретение корпоративной системы могут позволить себе только крупные предприятия. К корпоративным системам можно отнести си- стемы , . Для некоторых предприятий функциональность корпоративной системы может оказаться избыточной, поэтому им целесообразнее приобрести более дешевую систему для средних предприятий.

С этих системах, как правило, отсутствуют некоторые функции, наличие ко - 98 торых в корпоративных системах считается обязательным. Системы для малого бизнеса и организации персонального доку- ментооборота предназначены для индивидуального использования. В данных системах могут отсутствовать некоторые функции, важные сточки зрения делопроизводства. По данному признаку различают системы, функционирующие на платформе базе специальной программы либо системы - при- ложения.

В качестве платформы используется программный комплекс, реализующий принципы управления электронными документами. Основным компонентом такой программы является СУБД.

Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД)

Введение Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала , в мире ежегодно появляется около 6 млрд. Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления.

Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения в частности, через развитие истем электронных архивов.

Кафедра информационных технологий в бизнесе Информация в современном мире превратилась в один из наиболее важных Однако само понятие СЭД со временем претерпевает эволюционные.

Поиск по сайту Интеграция данных предприятия Системы управления документами возникли в начале х годов в ответ на растущую потребность совместного использования, хранения и поддержки электронных документов различных форматов, доля которых в общем объеме документооборота предприятий год от года увеличивалась. К этому времени предприятия уже испытывали большие трудности с обработкой информации: Дальнейшее развитие технологии управления документами получили в связи с распространением на процессно-ориентированной методологии управления.

В основе этой методологии лежит поддержка ключевых бизнес-процессов, пронизывающих функциональные подразделения традиционной иерархической или дивизионной организационной структуры предприятия. Возможности систем управления документами существенно расширились за счет функциональности , а автоматизация бизнес-процессов, ориентированных на документы, послужила ключом к дальнейшему повышению эффективности предприятий. Потребовалось десять лет для того, чтобы технологии управления документами вошли в практику корпоративных информационных систем.

Сегодня необходимость управлять документами на протяжении всего их жизненного цикла, пожалуй, уже не нуждается в доказательствах. Обобщая опыт этих лет, можно перечислить набор обязательных функциональных и технических требований к современным системам управления электронными документами.

67 Зарубежный опыт управления персоналом организации